• إدارة كتلة الوقت، تعد إدارة المربعات الزمنية أو إدارة كتلة الوقت الموجهة نحو الهدف والتي تتضمن إنجاز العمل خلال فترات زمنية محددة، إنها فعالة بشكل خاص عندما تريد إدارة قائمة مهامك بشكل استباقي، ولكن ليس لديك فكرة واضحة عن المدة التي سيستغرقها كل واحد، مع إدارة الوقت يمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر مما يسمح لك بإنجازها في الوقت المناسب، تتوافق كل مهمة مع كتلة زمنية يجب ألا تتجاوز ثلاث ساعات. 
• حظر الوقت، يشبه حظر الوقت حصر الوقت بإستثناء أنه بدلاً من التخطيط لفترة معينة من الوقت لكل مهمة على حدة، ستعتاد على حظر فترات من التقويم لتخصيصها للمهام ذات الصلة، تتيح لك إدارة جدولك بهذه الطريقة تقسيم أسبوع عملك إلى عدة فترات زمنية مميزة: العمل في مشاريع مختلفة، والتواصل مع الزملاء، وأوقات الراحة، وجلسات التمرين، وما إلى ذلك. بفضل هذه الإستراتيجية ستتمكن من التركيز دون انقطاع.
• تقنية حجب الوقت، تساعدك  هذه التقنية على إكمال مهامك في فترة زمنية قصيرة وأخذ فترات راحة بين جلستي عمل، تكمن فائدة استراتيجية إدارة الوقت هذه في ميلها إلى تشجيعك بنشاط على أخذ فترات راحة منتظمة، مما يضاعف مصادر الدافع الداخلي ولكنه مفيد أيضًا لعقلك، لتطبيق هذه التقنية يجب أن يكون لديك العناصر التالية: مؤقت وقائمة مهام مرتبة حسب الأولوية وميزة حجب الإشعارات، ابدأ بضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة، وحاول تخصيص ذلك الوقت بشكل حصري لمهمة معينة دون التحقق من رسائلك النصية أو شبكات التواصل الاجتماعي إن أمكن، عندما يحين الوقت خذ إستراحة لمدة خمس دقائق.
•  إستراتيجية باريتو، يشجعك هذا المبدأ على التخلص من المهام الصغيرة بسرعة لملء الحافز في بداية اليوم، يُعرف هذا المبدأ أيضًا باسم القانون 80-20، ويستند هذا المبدأ إلى قاعدة أساسية: نقضي 20٪ من وقتنا في إنجاز 80٪ من العمل.
• طريقة إنجاز الأمور، وذلك بوضع قائمة بالمهام المخطط لها كتابيًا مسبقًا، لممارسة طريقة إنهاء الأشياء سجل جميع المهام القادمة في مكان واحد، بعد سرد كل ما عليك القيام به كتابيًا قم بفرز المهام وتحديد أولوياتها، على سبيل المثال قد لا يكون البعض ضروريًا (ويتم حذفه)، وقد يتم تأجيل البعض الآخر (وبالتالي يتم دمجه في المشروع أو الملف المعني)، ومع ذلك قد يعتمد البعض الآخر على أنشطة معينة، وما إلى ذلك. 

نصائح لتنظيم الوقت

•  اربط مهامك اليومية بالأهداف، لا تقتصر الإدارة الجيدة للوقت فقط على إكمال جميع مهامك إنها تتعلق بشكل أساسي بتحديد العمل المهم وتحديد أولوياته، للقيام بذلك يجب عليك ربط مهامك اليومية بأهداف الفريق أو الشركة من أجل تحديد المهام الرئيسية التي يتعين القيام بها كل يوم. 
•  تحديد الأولويات وتنظيم عملك، أيًا كانت الطريقة التي تفضلها فأنت بالتأكيد بحاجة إلى أن تكون قادرًا على تحديد المهام المهمة، ستواجه بالضرورة تغييرات في الأولوية أو الموعد النهائي في اتجاه أو آخر، بدون أي وسيلة للتمييز بين العمل الأساسي والباقي من المستحيل بالنسبة لك التكيف مع المهام الصحيحة وتحديد أولوياتها. لماذا يجب علينا تحديد أولويات مهامنا بشكل مطلق، في كلمة واحدة حتى لا تنشغل في الإرهاق.
•  انطلق في نهاية اليوم إذا كان يبدو أن أيام العمل لدينا تمر بوتيرة محمومة، مثل الكثيرين هل تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كل صباح بحثًا عن عمل تقوم به أولاً خلال اليوم؟ كن مطمئنًا، هناك حلول أفضل بدلاً من إجهاد عقلك كل صباح لمعرفة ما يجب القيام به، اقض الدقائق الخمس الأخيرة من اليوم في الاستعداد للدقيقة التالية ستعرف بالضبط ما تقضي أيامك فيه، ومن ثم سيكون لديك دافع أكبر للعمل، بالإضافة إلى ذلك إنها طريقة جيدة لضمان تنفيذ المهام اليومية الأكثر أهمية.
•  تعلم أن تقول “لا”، يمكنك تحديد الأعمال الأقل أهمية بسهولة أكبر، إن رفض القيام بهذه المهمة أو تلك ليس بالأمر السهل دائمًا، ولكن كل شيء يكون أسهل عندما تكون قادرًا على توضيح أن هذا العمل لا يلبي الأولويات الحالية، حدد أولوياتك وشاركها مع أعضاء فريقك سوف يرى الجميع ذلك بشكل أكثر وضوحًا، إذا كان هذا العمل ضروريًا ولكنه ليس أولوية بالنسبة لك ففكر في تفويضه إلى عضو آخر في الفريق، قبل كل شيء ضع في اعتبارك أن إعطاء مهمة لشخص آخر لا يعني أنها ليست مهمة ولكن هذا العمل ليس من أولوياتك في الوقت الحالي، قد تتطلب المهمة المعنية ببساطة خبرة مختلفة عن خبرتك، على سبيل المثال عندما تعيد تعيين مهمة ما يجب عليك أولاً التأكد من أن الشخص المؤهل بشكل أفضل لتنفيذها قد تم تنفيذه. 
• رتب مهامك بأداة بدلاً من يدوياً، من المؤكد أن تدوين الملاحظات يدويًا أمر رائع لكن كتابة قوائم المهام الخاصة بك بهذه الطريقة ليست فعالة للغاية ويمكن أن تؤدي إلى مشاكل تنظيمية وأخطاء وإغفالات لذلك من الأفضل تنظيم معظم إدارة مشروعك من أداة معينة، تقدم أدوات إدارة المشاريع مجموعة واسعة من الميزات التي تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من وقتك، بإستخدام هذا النوع من الأدوات يمكنك تنسيق أنشطتك متعددة الوظائف، وتتبع بدقة من يقوم بماذا ومتى، يمكنك التواصل بشأن العمل ومشاركة الملاحظات والإبلاغ عن حالة المشروع في مكان واحد.

إجراءات بسيطة لتنظيم الوقت