كيفية كتابة رسالة رسمية

كيفية كتابة رسالة رسمية

كيفية كتابة رسالة رسمية، لكتابة رسالة جيدة يجب عليك أولاً فهم هيكلها وفهم الغرض منها، على هذا الأساس توضع الصيغ الشهيرة للتحية والتأدب والتي تختلف بإختلاف الشخص الذي يخاطبه المرء، حيث أن صيغة الرسالة عند مخاطبة صديق تختلف عن رسالة تخاطب فيها مديرك، فما هي الرسالة الرسمية وكيف نكتبها؟

متى تكتب رسالة رسمية

يستخدم الخطاب الرسمي لمخاطبة شخص مهم غالبًا بوظيفة رسمية، مثلًا مسؤول في شركة، مدير، رسالة إلى المعلم، رسالة إلى الإدارة (المحافظة، البلدية، الوزارة، إلخ)، خطاب شكوى، خطاب تقديم لوظيفة.

هيكل الرسالة لكي تكون الرسالة رسمية يجب أن تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ، لكن لا تكتب خطابًا رسميًا إذا كتبت لبعض الأصدقاء، أو في منتدى، أو في مواقع التواصل الإجتماعي.

عناصر الرسالة الرسمية

• العنوان

يسمح العنوان للمستلم بالتعرف مباشرة على كاتب الرسالة والمكان وتاريخ الكتابة وربما موضوع الرسالة، في الجزء العلوي  يشير الكاتب إلى اسم المستلم الكامل ومسمّاه الوظيفي والدرجة العلمية التي يحملها، على سبيل المثال حضرة القاضي، حضرة الدكتور، حضرة المهندس، الأستاذ، فضيلة الشيخ.

• نص الرسالة

بعد هذه العبارات التعريفية حان الوقت للإنتقال إلى كتابة الرسالة، للقيام بذلك يتم تقسيم نص الرسالة الجيدة إلى أجزاء تبدأ بالمقدمة وتنتهي بالخاتمة، لا يجب أن تكون الرسالة طويلة حتى تكون فعالة.

تبدأ المقدمة بصيغة استئناف وبالتالي تعتمد على جودة المرسل إليه، بشكل عام تتكون المقدمة الكلاسيكية من سيدي أو إذا كانت الرسالة موجهة لعدة أفراد أو لشخص مجهول جنسه أو هويته فيجب إستخدام السادة الكرام.

ثم يجب تقديم الموضوع دون أن يكون مفاجئًا، يجب أن تكون المقدمة واضحة وبسيطة وتؤدي إلى الهدف من الرسالة، ثم يتم تضمين الموضوع.

• الخاتمة

تكمن الصعوبة الرئيسية في صيغة انهاء الرسالة في أنها تختلف وفقًا لموقف المتلقي والعلاقات الهرمية التي يتم الحفاظ عليها، وعادات وتقاليد المؤسسة أو الإدارة أو الشركة، والموقف الذي يرغب المرء في توليه فيما يتعلق بالمتحدث والإحترام   الذي نريد أن نظهره له، لذلك هناك الكثير من التعليمات التي يجب مراعاتها.

لذلك من الضروري التفريق بين إستخدام الأفعال وإعتمادها وإستخدامها وفقًا للموقف الذي يرغب كاتب الرسالة في اعتماده تجاه المستلم، من العبارات التي يمكن إستخدامها: احترامي العميق، مع فائق الإحترام، أرجو أن تتقبلوا هذا الطلب، مع أطيب التحيات، مع كل الإحترام والتقدير.

• التوقيع

التوقيع يكمل صياغة الرسالة حيث يتم وضعه تحت الصيغة النهائية، بشكل عام يشار إلى الإسم تحت التوقيع، وربما الوظيفة لكاتب الرسالة.

أنواع الرسائل الرسمية

هناك أنواع مختلفة للرسائل الرسمية، يجب أن تختار أفضل ما يناسب غرضك:

• خطاب الترويج

 هي خطابات رسمية تهدف إلى الترويج لمنتج أو خدمة تقدمها شركة معينة، حيث يخبرون المستلم بأسباب شراء هذا المنتج أو الخدمة، في كثير من الأحيان يشجعونه بمهارة على الشراء.

• خطاب القبول

يتم كتابة خطاب القبول لقبول وسام شرف، وظيفة تم عرضها عليك، يمكنه أيضًا إبلاغ المرسل إليه بقبول استقالته لشغل منصب جديد.

• خطاب الإستعلام

 هو خطاب يسمح لك بطلب المعلومات، يوصى به بشكل خاص عندما ترغب في الحصول على مزيد من المعلومات حول منتج معين، يمكن أن ينطبق أيضًا عندما يكون لديك خطوات يجب اتخاذها ولا تعرف كيفية المتابعة.

• خطاب الإعتذار

خطاب الاعتذار لجهة مسؤولة أو للإدارة، وذلك للإعتذار رسميًا إذا كنت تعتقد أنك ارتكبت خطأ.

• خطاب الشكوى

 في بعض الأحيان لا يرضينا منتج أو خدمة، في هذه الحالة لديك خيار إرسال خطاب شكوى إلى الموزع أو الشركة المصنعة أو مزود الخدمة، ستعبر عن عدم رضاك ​​وتخبر المستلم بما تتوقعه منه (تبادل أو استرداد).

• خطاب التقديم لوظيفة

 يجب كتابتها بعناية إلى مدير الشركة أو المسؤول، هذا النوع من الخطابات مصحوب بسيرتك الذاتية ويوضح مؤهلاتك ودوافعك لشغل منصب معين في شركة ما مثلاً.

• خطاب الإستقالة

نوع آخر من الخطابات الرسمية الأساسية والذي نفضل مع ذلك عدم التفكير فيه هو خطاب الإستقالة، كما يوحي الإسم ستحتاج إلى إرسالها عندما تريد ترك وظيفتك، في بعض الحالات قد تضطر حتى إلى كتابة خطاب استقالة دون سابق إنذار.

• خطاب دعوة

نستخدم هذا النوع عند دعوة جهة مسؤولة أو إدارة على مناسبة ما، أو لدعوة مجموعة من الأشخاص على حدث معين.

وفي النهاية ومن خلال موقع المقالات العربية، نكون قد تحدثنا عن كيفية كتابة رسالة رسمية، متى تكتب رسالة رسمية، عناصر الرسالة الرسمية، أنواع الرسائل الرسمية.